7 Consejos para Evitar el Fracaso como Coordinador de Micro Proyectos Técnicos Internacionales.

Los 7 consejos que comparto a continuación se basan en mi propia experiencia profesional, espero que les sean de utilidad. 

Como coordinador de proyectos, administro a técnicos a distancia que realizan en sitio, instalaciones de suiches, routers, cableado, racks, Wi-Fi, cámaras, y a veces, simplemente resolución de problemas de redes. 

¿Por qué 7 consejos?

Elegí 7 porque me gusta “el siete”, es un número poderoso, siete “días de la semana”, siete mares, siete continentes, siete colores del arco iris, 7, también suena « oficial » e incluso “cool” como “007”.

Como coordinador o despachador de proyectos, es primordial, ser decisivo y estar claro cómo gestionar las intervenciones de los técnicos en los sitios de los clientes.

Veamos uno por uno estos 7 puntos:

1. Dominar y comunicar el perímetro del proyecto

El PM (jefe de proyecto) debe conocer todos los requisitos importantes, incluidas las tareas y los “deliverables” (entregables) como parte clave al comenzar a planificar su proyecto, saber lo que se tiene que hacer y lo que no se hará, comunicar claramente todos estos aspectos del proyecto al técnicos y otras partes involucradas, incluyendo al cliente es esencial para el inicio del proyecto.

El coordinador o PM puede orientar a los ingenieros in situ si él/ella posee una visión clara del proyecto.

2. Evalúa el riesgo, pregúntese… ¿Qué puede salir mal?….

Es un buen ejercicio para evaluar los riesgos antes de que las cosas salgan mal. Seguir los 4 puntos anteriores le ayudará a reducir situaciones no deseadas.

– Elabore un plan de contingencia para los riesgos, siempre tenga un “plan B” para incluir diferentes escenarios, p. ej. a, b, c, y cómo lidiar con ellos.

– Para aquellos que usan Prince2, puede haber un registro de principios de “aprender de la experiencia” (“learn from experience”, esta frase viene de la “sabiduría de Prince2):

https://prince2.wiki/principles/learn-from-experience

– Para aquellos que usan PMP / PMI, la frase clave a verificar es “Lecciones aprendidas”, (frase derivada de la “sabiduria de PMP”

Estas frases son diferentes, pero es el mismo principio, evitar repetir errores = evitar riesgos  preparándose basado en experiencias. https://www.pmi.org/learning/library/lessons-learned-next-level-communicating-7991

– Para los riesgos que no conoce o no puede planificar, es una buena práctica asignar los recursos y el presupuesto potencialmente necesarios. Mantenga sus ojos enfocados y su equipo que puede resolver problemas en el sitio y a veces de manera espontánea.

3. Asegurate de involucrar al cliente en el proyecto:

El despachador (jefe del micro proyecto) debe comunicar claramente al cliente lo que se espera de él para garantizar una intervención exitosa. A menudo, el despachador y el técnico tienen toda la información relacionada con el trabajo, sin embargo, a veces, no comunican con el cliente … “¡una receta potencial para el desastre!”

Dos casos típicos:

   A. El cliente sabe sobre la intervención pero no está al tanto de que tiene que dar acceso al técnico a la sala de servidores o a un rack (armario) en particular, esto     

       hace que el técnico pierda un tiempo precioso hasta que se le otorgue el acceso.

   B. El cliente sabe de la intervención pero desconoce la hora exacta de llegada del técnico.

Esto es potencialmente perjudicial para todos los involucrados, ya que los trabajos pequeños dependen de un presupuesto limitado y el tiempo perdido es potencialmente facturable.

Para evitar esta situación, -comunique a su cliente la hora prevista de llegada del técnico- ETA y lo que se requiere de él para que el proyecto o la intervención tenga éxito. ¡El tiempo es dinero!

4. Comunica con todas las partes antes y durante el trabajo:

Una comunicación exitosa allanará el camino para una intervención “impecable”. Debe comunicarse adecuadamente y proporcionar claramente la información requerida y las expectativas a todas las partes involucradas, incluyendo a los miembros del equipo y proveedores externos (por ejemplo, una empresa de telecomunicaciones que va a instalar una línea con tu técnico)

Esto garantizará que el técnico obtenga el apoyo necesario para realizar su trabajo. También es importante verificar la disponibilidad de otros proveedores que van intervenir de manera simultánea, y enviar recordatorios periódicos antes de que comience el trabajo y durante la intervención, asegurándose de que todos los involucrados en el proceso estén actualizados.

Es importante tener en cuenta las distintas zonas horarias al programar conferencias.(bridges) ….

“La comunicación es un proceso continuo que puede ocupar más del 50% del tiempo del jefe del proyecto”

5. Pide ayuda cuando sea necesario, ¡no entre en pánico!

– ¡Dos (o tres) mentes son a menudo mejores que una !, si surge un problema, asegúrese de buscar ayuda de otro compañero o de su jefe/manager. Siempre es importante mantener la calma cuando se trata de problemas que involucran a clientes, socios y técnicos. Deberá obtener la mayor cantidad de información posible para proporcionar una imagen clara y discutirla dentro de su equipo. En la mayoría de los casos, la solución se encuentra dentro de su equipo sin necesidad de “escalar” o involucrar innecesariamente al cliente (frase sacada de la “sabiduría de PMP”).

6. Documentar todo

– Todo debe ser “por escrito”. Empezando por el formulario de intervención (Orden de trabajo) que debe contener toda la información requerida para el técnico que realiza el trabajo.

El formulario debe tener: Fecha y hora, dirección, tareas, entregables, herramientas requeridas para el trabajo, software requerido, contactos remotos, contacto local que pueda autorizar al técnico a abandonar el sitio después de que el trabajo se haya completado y verificado, y proporcionar un espacio en este formulario para que el cliente firme … “muy importante!”, incluso hay clientes que no pagan si no hay orden de trabajo firmada.

Al final de este artículo he incluido un documento para tal efecto. Siéntase libre de usarlo

7. Envía un buen informe:

Asegúrese de completar un informe y enviarlo al cliente después de la visita, incluyendo un resumen de la visita, las acciones realizadas, los entregables (deliverables) y la resolución. Este informe asegura que ha completado su intervención de manera profesional. Ahora puede continuar y cerrar el ticket…. ah, la orden de trabajo (work order) debe ser firmada por el cliente!

Ahora vaya a casa y tómese un descanso (take a break). ¡Buen trabajo!