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7 Conseils à un Chef de Projet pour Éviter l’Échec

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7 Conseils à un Chef de Projet pour Éviter l’Échec 

Les 7 conseils que je partage ci-dessous sont issus de ma propre expérience professionnelle, j’espère que vous les trouverez utiles.

En tant que coordinateur de projet international, je gère à distance des techniciens qui effectuent des installations sur site de switchs, routeurs, câblage, racks, Wi-Fi, caméras pour commerces de détail (retail), diagnostic ou résolution de problèmes réseau.

Pourquoi 7 conseils ?

J’ai choisi 7 parce que j’aime le “sept”, c’est un chiffre uissant sept jours de la semaine, sept mers, “sept continents”, sept couleurs de l’arc-en-ciel, ou sept tomes de Harry Potter. Sept sonne aussi officiel, et intelligent, et même cool comme “007”.

En tant que chef de projet ou coordinateur international, il est primordial d’être assertif et bien informé sur la prestation lors de la gestion des interventions des techniciens sur le site du client.

Vérifions ces 7 points un par un :

1. Maîtrisez le périmètre (Scope of Work ) et communiquez!

Vous devez connaître parfaitement le cahier des charges de votre projet, à partir du périmètre établi, y compris les tâches et les livrables.

C’est un élément clé lorsque vous commencez à planifier votre projet. Communiquez clairement tous les aspects du projet aux techniciens et à toutes les parties prenantes, y compris le client.

Le  chef de projet ou coordinateur international peut  fournir des conseils pertinents  aux ingénieurs sur site lorsqu’il possède une vision précise du projet.

Technicien réseau datacentre
technicien réseau dans un data centre

2. Évaluez les risques : 

Posez-vous la question :« Qu’est-ce qui peut mal tourner ? »

Suivre les conseils énoncés ci-dessus vous aidera à réduire les scénarios indésirables :

Élaborez un plan d’urgence pour les risques : ayez toujours un “plan B” pour inclure différents scénarios, par ex. a, b, c, et comment les gérer.

Pour ceux qui utilisent Prince2, il peut y avoir un « Apprentissage par l’expérience » :

https://prince2.wiki/principles/learn-from-experience

Pour ceux qui utilisent PMP / PMI, la phrase clé  est « Leçons apprises ». Les noms sont différents mais  les principes sont les mêmes, basés sur l »expérience  de ce qui n’a pas fonctionné dans les projets précédents et comment mieux ‘anticiper.

https://www.pmi.org/learning/library/lessons-learned-next-level-communicating-7991

Pour les risques que vous ne connaissez pas ou que vous ne pouvez pas prévoir, il est recommandé d’allouer les ressources et le budget potentiellement nécessaire. Gardez les yeux ouverts et votre équipe pourra être en mesure de résoudre les problèmes sur place.

3. Implication du client :

Le chef de projet ou coordinateur doit communiquer clairement au client ce qui est attendu de lui pour assurer une intervention optimale et réussie. Souvent, le chef de projet et le technicien disposent de toutes les informations relatives à la prestation, mais parfois ils ne communiquent pas avec le client.  “une recette potentielle pour un désastre !”.

Deux cas typiques :

    A. Le client n’est pas au courant qu’il doit donner l’accès au technicien à la salle informatique ou à un rack en particulier, par exemple, ce qui fait perdre du temps au technicien jusqu’à               ce que l’accès lui soit accordé.

    B. Le client n’a pas connaissance de l’heure d’arrivée exacte du technicien, ce qui est  une perte de temps potentiellement  pour toutes les personnes impliquées :

Les petites interventions (ou mircro projets) ont un budget limité et le temps perdu est potentiellement facturable. Pour éviter cette situation, communiquez clairement à votre client       

l’heure d’arrivée prévue du technicien ETA et ce qui est attendu de lui / elle pour que la prestation soit le plus efficace possible et sans perte de temps.

Le temps, c’est de l’argent !  Time is Money!

4. Communiquez avec toutes les parties prenantes avant et pendant la prestation :

Une communication réussie ouvrira la voie à une intervention « sans faille ».

Vous devez communiquer correctement et fournir clairement les informations nécessaires ainsi que ce qui est attendu à toutes les parties impliquées, y compris les  équipes des fournisseurs tiers (par exemple, société de télécommunications), à propos de toute expédition entrante., Cela permet de s’assurer que le technicien sur site recevra le soutien nécessaire pour accomplir sa tâche mais aussi cela contribue à anticiper les éventuels obstacles. Il est également recommandé de vérifier la disponibilité et d’envoyer des rappels périodiques avant le début de la prestation et pendant l’intervention en s’assurant que toutes les personnes impliquées dans le projet sont tenues à jour.

Il est important de tenir compte des différents fuseaux horaires lors de la mise en place des conférences. ….

Project manager communicating project details
Project manager communicating project details

“La communication est un processus continu qui peut prendre plus de 50% du temps du coordinateur de projet”.

5. Pas de panique : si nécessaire, demandez de l’aide ! – 2 cerveaux  valent mieux qu’un !

Si un problème survient, assurez-vous de demander l’aide d’un collègue ou de votre manager. Il est important de toujours rester calme lorsqu’il s’agit de problèmes impliquant des clients, des partenaires et des techniciens. Vous aurez besoin d’obtenir autant d’informations que possible pour donner une image claire et en discuter au sein de votre équipe. Dans la plupart des cas, une solution est trouvée au sein de votre équipe sans qu’il soit nécessaire d’escalader ou d’impliquer inutilement le client (PMP).

6. Document :

Tout doit être écrit. Utilisez un formulaire d’intervention (bon de commande) qui contient toutes les informations nécessaires pour le technicien effectuant la prestation.

Le formulaire doit contenir : la date et l’heure, l’adresse, les tâches, les livrables attendus, les outils et les logiciels requis pour le travail,, les contacts à distance, le contact local qui validera que la prestation est terminée. Prévoir également un espace pour la signature du client : c’est super important !

À la fin de cet article, vous trouverez un modèle de document réunissant toutes ces informations. N’hésitez pas à l’utiliser. J’espère que vous le trouverez utile !

7. Préparez un compte-rendu complet :

Comme nous l’avons recommandé au premier point, documentez tout. Assurez-vous d’établir un rapport et de l’envoyer au client après l’intervention, y compris un résumé de l’intervention, les actions effectuées, les livrables et la résolution. Ce rapport garantit que vous avez effectué votre intervention de manière professionnelle. Vous pouvez ensuite fermer le ticket…. Rentrez chez vous et faites une pause. Bon travail !

 

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